Steuern & Buchhaltung für Unternehmen in Österreich

Einkommensteuer, KöSt, Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, Buchführungspflicht — die Basics für Gründer:innen.

1. Welche Steuern gibt es?

Einkommensteuer (ESt): für natürliche Personen (Einzelunternehmen, OG, KG, GesbR). Progressiver Tarif 0 % bis 55 %.
Körperschaftsteuer (KöSt): für juristische Personen (GmbH, FlexKapG, AG). Fester Satz: 23 % (2024 gesenkt von 24 %).
Umsatzsteuer (USt / MwSt): Regelsatz 20 %, ermäßigte Sätze 10 % (u. a. Lebensmittel, Miete) und 13 % (u. a. Kultur).
Kommunalsteuer: 3 % auf Löhne, zu entrichten an die Gemeinde.
Dienstgeberbeitrag (DB, DZ): Arbeitgeberabgaben auf Löhne.

2. Kleinunternehmerregelung

Unternehmer:innen mit einem Jahresnettoumsatz bis 35.000 € (ab 2025 55.000 €) können als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sein. Das bedeutet: keine USt in den Rechnungen, aber auch kein Vorsteuerabzug. Man kann freiwillig zur Regelbesteuerung optieren (5 Jahre bindend), was sinnvoll ist, wenn hohe Investitionen anstehen.

3. Buchführungspflicht

Welche Aufzeichnungen Sie führen müssen, hängt von Rechtsform und Umsatz ab:

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR): für Einzelunternehmen und Personengesellschaften bis 700.000 € Umsatz in zwei Folgejahren.
Doppelte Buchführung / Bilanzierung: verpflichtend für GmbH, FlexKapG, AG sowie für Einzelunternehmen/OG/KG ab 700.000 € Umsatz.
Aufbewahrung: Belege und Bücher mindestens 7 Jahre, Grundstücke 22 Jahre.

4. Steuerliche Anmeldung

Nach Gewerbeanmeldung beim Finanzamt melden (Formular Verf 24 für natürliche Personen, Verf 26 für juristische Personen).
Steuernummer erhalten.
Bei Bedarf UID-Nummer beantragen (Formular U 15).
FinanzOnline-Zugang einrichten — fast alle Meldungen laufen elektronisch.

5. Wichtige Fristen

USt-Voranmeldung (UVA): monatlich bis zum 15. des zweitfolgenden Monats (Quartalsweise bei Umsatz < 100.000 €).
Einkommensteuererklärung: bis 30. April (Papier) bzw. 30. Juni (elektronisch) des Folgejahres.
KöSt-Erklärung: bis 30. Juni elektronisch.
Jahresabschluss (GmbH, FlexKapG, AG): bis 9 Monate nach Bilanzstichtag beim Firmenbuch.

6. Sozialversicherung (SVS)

Selbständige sind bei der SVS pflichtversichert. Beiträge umfassen Pensions-, Kranken-, Unfallversicherung und Selbständigenvorsorge. In den ersten drei Jahren gelten reduzierte vorläufige Beiträge, die später nachberechnet werden — hier entstehen oft unerwartete Nachzahlungen, unbedingt Rücklagen bilden.

7. Buchhaltung selbst machen oder auslagern?

Für kleine Einzelunternehmen mit EAR reicht oft eine einfache Software (z. B. FreeFinance, BMD oder Bexio). Sobald Lohnverrechnung, USt-Organschaft oder Bilanzierung dazukommen, ist eine Steuerberatung praktisch Pflicht. Kosten einer Steuerberatung für Kleinstunternehmen: grob 80–150 € pro Monat plus Jahresabschluss.

8. Typische Fehler

Keine Rücklagen für SVS-Nachzahlungen im Jahr 3 bilden.
Rechnungsformalia (UID des Leistungsempfängers, fortlaufende Nummer, Leistungszeitraum) nicht eingehalten — kein Vorsteuerabzug.
Kleinunternehmerregelung wählen, aber hohe Investitionen tätigen — Vorsteuerabzug verloren.
Pauschalierungen unreflektiert verwenden.